Die Nolte Gruppe sieht sich als Unternehmen mit internationalen Verflechtungen im Zulieferbereich in der besonderen Verantwortung, auf eine Verbesserung der weltweiten Menschenrechtslage entlang der eigenen Lieferketten hinzuwirken sowie die Geschäftsbeziehungen sozial und umweltbewusst zu gestalten.
Die Achtung, der Schutz und die Förderung der Menschenrechte und der Umwelt innerhalb des eigenen Geschäftsbereichs sowie entlang der gesamten Wertschöpfungskette ist das erklärte Ziel der Geschäftsleitung der Nolte Gruppe. Verstöße gegen international anerkannte Menschenrechte und gegen nationale und internationale Vorschriften zum Schutz der Umwelt werden nicht toleriert.
Die Nolte Gruppe ermutigt Personen, die tatsächliche oder mögliche Verletzungen im Bereich Menschen- oder Umweltrechte – entweder in den Lieferketten oder im eigenen Geschäftsbereich der Unternehmen der Nolte Gruppe - feststellen, über das nachfolgend dargestellte Beschwerdemanagementsystem zu melden. Denn die Nolte Gruppe verfolgt das Ziel, hinweisgebenden Personen eine einfache und sichere Kontaktaufnahme zu ermöglichen, damit menschenrechts- und umweltbezogene Risiken und Verstöße in der Lieferkette frühzeitig erkannt und eingetretene Verletzungen reduziert und abgestellt werden können.
Diese Verfahrensordnung erläutert den Prozess der Abgabe und Bearbeitung von eingehenden Hinweisen (auch Beschwerden oder Meldungen genannt). Sie beschreibt, wie das Beschwerdeverfahren erreicht werden kann, wer für das Beschwerdeverfahren zuständig ist, wie der konkrete Ablauf ab Eingang einer Beschwerde aussieht und welche Maßnahmen zum Schutz der hinweisgebenden Personen ergriffen werden.
I. Anwendungsbereich
Über dieses Beschwerdemanagementsystem können grundsätzlich alle Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogenen Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten im Sinne des § 2 LkSG, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens der Nolte Gruppe oder eines Zulieferers entstanden sein könnten, abgegeben werden. Als Beispiele kommen in Betracht: Menschenrechtsverstöße
- Beschäftigung von Kindern unter dem jeweils zulässigen Alter
- Schlimmste Formen der Kinderarbeit für Kinder unter 18 Jahren (Sklaverei, Prostitution u.ä.)
- Zwangsarbeit, Sklaverei und sklavenähnlichen Praktiken
- Missachtung der nach dem jeweils anwendbaren nationalen Recht geltenden Pflichten des Arbeitsschutzes
- Missachtung der Koalitionsfreiheit
- Ungerechtfertigte Diskriminierungen in der Beschäftigung sowie Ungleichbehandlung
- Vorenthalten eines angemessenen Lohns (mindestens des nach dem anwendbaren Recht festgelegten Mindestlohns)
- Widerrechtliche Zwangsräumung oder widerrechtlicher Entzug von Land und Gewässern
- Herbeiführung von schädlichen Bodenveränderungen, Gewässerverunreinigungen, Luftver-unreinigungen, schädlichen Lärmemissionen und übermäßigem Wasserverbrauch, soweit diese in menschenrechtliche Positionen eingreifen
- Umweltverschmutzung / -schäden mit Auswirkung auf Menschenrechte
Umweltrechtsverstöße:
- Einsatz von persistenten organischen Schadstoffen
- Nicht umweltgerechte Lagerung, Handhabung sowie Ein- und Ausfuhr gefährlicher Abfälle
II. Abgabe von Hinweisen und Beschwerden
Die Nolte Gruppe hat eine zentrale Stelle für Menschenrechte und Compliance eingerichtet.
Zentral zuständig für das Beschwerdemanagement der Nolte Gruppe und damit erste Ansprechpartner für Fragen, Anmerkungen oder Hinweise sind:
Stephanie Neitzel,
Rechtsanwältin, Chief Compliance Officerin, Menschenrechtsbeauftragte,
Beschwerdebeauftragte
Standort Nolte Küchen, Löhne,
Manuel Hüsener,
Teamleiter Einkauf Nonwood, Beschwerdebeauftragter
Standort Nolte Küchen, Löhne
Die genannten Personen sind für hinweisgebende Personen die ausschließlichen Ansprechpartner während des gesamten Beschwerdeverfahrens. Die beiden Personen bieten Gewähr für unparteiisches Handeln. Sie handeln im Rahmen ihrer Funktion als Beschwerdebeauftragte unabhängig und weisungsungebunden.
Hinweisgebenden Personen, die auf Wunsch vollständig anonym bleiben können, stehen grundsätzlich verschiedene Meldewege zur Verfügung. Auch wenn hinweisgebende Personen ihre Identität offenlegen, ist die Vertraulichkeit sowie der Schutz ihrer personenbezogenen Daten gewährleistet.
Die Nolte Gruppe hat für Hinweise den Bereich "Meldung zum LkSG" geschaffen, um hinweis-gebenden Personen eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme zu geben, unter anderem über ein Kontaktformular. Ein Link zu dem genannten Bereich ist auf der Webseite des jeweiligen Unternehmens der Nolte Gruppe verfügbar.
Meldungen, die per Email an folgende Emailadressen abgegeben werden,
erreichen die oben genannten Ansprechpartner:
menschenrechtsbeauftragte@nolte.de oder compliance@nolte.de
Alternativ können Meldungen auch über folgende Kommunikationskanäle
abgegeben werden:
postalisch an:
Nolte Küchen GmbH & Co. KG, Anni-Nolte-Straße
4,
32584
Löhne
telefonisch unter: 05732/899-0
III. Ablauf des Beschwerdeverfahrens
1. Eingang der Meldung
Nach Eingang einer Beschwerde erhält die hinweisgebende Person per Email eine Eingangsbestätigung. Die Eingangsbestätigung erfolgt grundsätzlich innerhalb von sieben Werktagen ab Eingang der Meldung. Geht der Hinweis anonym oder unter (un-)bewusster Angabe falscher Kontaktdaten ein, sodass es unmöglich ist, Kontakt zu der hinweisgebenden Person aufzunehmen, ist die Nolte Gruppe nicht zur Ermittlung der hinweisgebenden Person verpflichtet, um ihre Pflichten bezüglich der Kommunikation einzuhalten.
2. Prüfung der Meldung, Sachverhaltsaufklärung
Anschließend prüft die Menschrechtsbeauftragte gemeinsam mit der zuständigen Fachabteilung, ob die Meldung unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt.
- Fällt die Meldung nicht unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens, wird die Beschwerde abgelehnt. Im Falle einer Ablehnung erhält die hinweisgebende Person innerhalb von zwei Wochen ab Eingang der Meldung eine entsprechende Information mit Begründung der Ablehnung, sofern eine Begründung aus rechtlichen, tatsächlichen oder behördlichen Gründen zulässig ist.
- Sofern die Meldung unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt, übernimmt die Menschenrechtsbeauftragte gemeinsam mit der zuständigen Fachabteilung die Sachverhaltsaufklärung. Spätestens innerhalb von drei Monaten erfolgt gegenüber der hinweisgebenden Person eine Stellungnahme.
3. Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen
Stellt sich bei der Prüfung bei der Beschwerde heraus, dass eine Verletzung einer aus dem LkSG resultierenden Sorgfaltspflicht im eigenen Geschäftsbereich der Nolte-Gruppe oder bei einem unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer eingetreten ist, unmittelbar bevorsteht oder zumindest nicht ausgeschlossen ist, können angemessene Präventions- und/oder Abhilfemaß-nahmen erforderlich sein, die die Nolte Gruppe zur Vermeidung oder Reduzierung von Verletzungen geschützter Rechtspositionen umsetzen und nachverfolgen wird.
4. Dauer des Verfahrens und Transparenz
Die Nolte Gruppe wird sicherstellen, dass jeder eingehende Hinweis sorgfältig, transparent und gemäß den Vorgaben des LkSG bearbeitet wird. Dabei ist die Dauer des Verfahrens abhängig vom jeweiligen Sachverhalt und des damit verbundenen Aufklärungsbedarfs. Sie kann sich daher von wenigen Tagen und Wochen bis hin zu mehreren Monaten erstrecken. Die Nolte Gruppe wird sich um Durchführung eines effizienten Verfahrens bemühen und die hinweisgebende Person zu den ergriffenen Maßnahmen bis zum Abschluss des Verfahrens informiert halten.
5. Kosten
Für die hinweisgebende Person ist das Verfahren kostenfrei.
IV. Datenschutz und Vertraulichkeit
Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens werden personenbezogene Daten unter Beachtung der Regelungen des Datenschutzes verarbeitet. § 10 Absatz 1 LkSG findet Anwendung.
Die Nolte Gruppe hat geeignete personelle, organisatorische und technische Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass bei eingehenden Meldungen die Vertraulichkeit sowie die Identität der hinweisgebenden Personen gewahrt wird und ein wirksamer Schutz vor Benach-teiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde dieser Personen gewährleistet ist.
Die Nolte Gruppe toleriert Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hin-weisen nicht – weder gegenüber Personen, die in einem Unternehmen der Nolte Gruppe beschäftigt sind, noch gegenüber Personen, die für einen Zulieferer tätig sind.
Die mit dem Beschwerdeverfahren betrauten Personen sind zur Vertraulichkeit und Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Die Vertraulichkeit bezieht sich auf die hinweisgebende Person, die Personen oder Personen, die Gegenstand der Meldung ist/sind sowie sonstige durch die Meldung bekannt gewordenen Personen.
V. Dokumentation von Hinweisen
Hinweise werden gemäß § 10 Absatz 1 Satz 2 LkSG sieben Jahre lang aufbewahrt.
VI. Inkrafttreten
Diese Verfahrensordnung ist gültig ab 1. Januar 2024.
Germersheim im Dezember 2023
Manfred Wippermann
Geschäftsführer